Kennisbank

Bedenk hoe vaak je overdag met mensen communiceert. Je schrijft e-mails, faciliteert vergaderingen, neemt deel aan conference calls, maakt rapporten, bedenkt presentaties, debatteert met je collega's... de lijst gaat maar door.

We kunnen soms de hele dag bezig zijn met communiceren. Het is dus logisch dat duidelijk en effectief communiceren de productiviteit kan verhogen.

Daarom is het ABC van de Communicatie nuttig. Het ABC biedt een checklist om ervoor te zorgen dat je vergaderingen, e-mails, conferentie, gesprekken, en presentaties goed opgebouwd en duidelijk zijn – zodat je publiek je boodschap begrijpt.

Volgens de zeven ABC's moet communicatie zijn:

1. Duidelijk.
2. Beknopt.
3. Concreet
4. Correct.
5. Coherent.
6. Compleet.
7. Beleefd.

1. Duidelijk

Als je met iemand schrijft of spreekt, wees dan duidelijk over je doel of boodschap. Wat is je doel om met deze persoon te communiceren? Als je het niet zeker weet, zal je publiek het ook niet weten.

Probeer om duidelijk te zijn het aantal ideeën in elke zin te minimaliseren. Zorg ervoor dat je gemakkelijk kan begrijpen wat je bedoelt. Mensen moeten niet "tussen de regels door lezen" en zelf veronderstellingen maken om te begrijpen wat je probeert te zeggen.

Slecht voorbeeld

Hoi John,

Ik wilde je een kort briefje schrijven over Daniel, die op je afdeling werkt. Hij is een grote aanwinst, en ik zou graag meer over hem praten als je tijd hebt.

Het beste,

Skip

Waar gaat deze e-mail over? Dat weten we niet zeker. Ten eerste, als er meerdere Daniels in John's afdeling zijn, weet John niet over wie Skip het heeft.

Vervolgens, wat doet Daniel specifiek dat zo geweldig is? Dat weten we ook niet. Het is zo vaag dat John zeker terug zal moeten schrijven voor meer informatie.

Ten slotte, wat is het doel van deze e-mail? Wil Skip gewoon een praatje maken over Daniel of is er een specifieker doel? Er is geen doel van dit bericht, dus het is een beetje verwarrend.

Goed voorbeeld

Hoi John,

Ik wilde je snel een briefje schrijven over Daniel Kedar, die op je afdeling werkt. De afgelopen weken heeft hij de IT-afdeling in zijn eigen tijd door verschillende dringende deadlines geholpen.

We hebben de komende drie maanden een zwaar upgradeproject lopen, en zijn kennis en vaardigheden zouden van onschatbare waarde zijn. Kunnen we zijn hulp krijgen bij dit werk?

Ik zou graag met je hierover praten. Wanneer kan ik je het beste bellen om dit verder te bespreken?

De beste wensen,

Skip

Deze tweede boodschap is veel duidelijker omdat de lezer de informatie heeft die hij nodig heeft om actie te ondernemen.

2. Beknopt

Wanneer je beknopt bent in je communicatie, blijft je ter zake en hou je het kort. Jepubliek wil geen zes zinnen lezen als je je boodschap in drie zinnen kunt overbrengen. Vraag jezelf af:

• Zijn er bijvoeglijke naamwoorden of "vulwoorden" die je kunt schrappen? Vaak kun je woorden als "bijvoorbeeld", "zie je wel", "zeker", "soort van", "letterlijk", "eigenlijk" of "ik bedoel" schrappen.

• Zijn er overbodige zinnen?

• Heb je het punt meerdere keren herhaald, op verschillende manieren?

Slecht voorbeeld

Hoi Matt,

Ik wilde even met je praten over de e-mail marketingcampagne die we afgelopen donderdag geschetst hebben. Ik denk echt dat onze doelgroep de filantropische inspanningen van het bedrijf wil zien. Ik denk dat dat een grote impact kan hebben, en dat het langer in hun gedachten blijft dan een verkooppraatje.

Als we het bijvoorbeeld hebben over de inspanningen van het bedrijf om duurzaam te worden en over het liefdadigheidswerk dat we doen op lokale scholen, dan zullen de mensen die we willen aantrekken onze boodschap langer onthouden. De impact zal gewoon groter zijn.

Wat denk je?

Jessica

Deze e-mail is te lang! Er is herhaling, en er is veel "filler" die ruimte inneemt.

Goed voorbeeld

Kijk wat er gebeurt als we beknopt zijn en de opvulwoorden weglaten:

Hoi Matt,

Ik wilde snel de e-mail marketingcampagne bespreken die we afgelopen donderdag hebben geanalyseerd. Onze doelgroep wil weten over de filantropische inspanningen van het bedrijf, vooral onze doelstellingen om duurzaam te worden en lokale scholen te helpen.

Dit zou een veel grotere impact hebben, en het zou hen langer bijblijven dan een traditioneel verkooppraatje.

Wat denk je?

Jessica

3. Concreet

Wanneer je boodschap concreet is, heeft je publiek een duidelijk beeld van wat je hen vertelt. Er kunnen wat details zijn (maar niet te veel!) en levendige feiten, en er is een laserachtige focus. Je boodschap is solide en concreet.

Slecht voorbeeld

Denk aan deze reclametekst:

De Lunchbox Wizard bespaart je elke dag tijd.

Een verklaring als deze zal waarschijnlijk niet veel van deze producten verkopen. Er is geen passie, geen levendige details, niets wat emotie opwekt, en niets wat de mensen in het publiek vertelt waarom ze er iets om zouden moeten geven.

Deze boodschap is niet sterk en concreet genoeg om andere te verleiden tot koop over te gaan.

Goed voorbeeld

Hoeveel tijd besteed je elke dag aan het inpakken van de lunches van je kinderen? Niet meer! Haal gewoon elke dag een complete Lunchbox Wizard uit je koelkast om je kinderen een gezonde lunch te geven en meer tijd over te houden om met ze te spelen of te lezen!

Deze tekst is beter omdat er levendige beelden zijn. Het publiek kan zich voorstellen dat ze quality time doorbrengen met hun kinderen - en welke ouder kan daar iets tegenin brengen?

En de vermelding dat het product in de koelkast wordt bewaard, maakt duidelijk dat het product ook praktisch is. Door deze details komt de boodschap tot leven.

4. Correct

Als je communicatie correct is, zal je publiek haar kunnen begrijpen. En correcte communicatie is ook foutloze communicatie. Zorg ervoor dat je boodschap correct is door jezelf de volgende vragen te stellen:

• Sluiten de technische termen die je gebruikt aan bij het opleidings- of kennisniveau van je publiek?

• Heb je je schrijven op grammaticale fouten? (Vergeet niet dat spellingscontrole niet alles oplost.)

• Zijn alle namen en titels correct gespeld?

Slecht voorbeeld

Hoi Daniel,

Heel erg bedankt om me vandaag bij de lunch te ontmoeten! Ik heb ervan genoten en kijk uit naar onze samenwerking. Ik zwak zeker dat de deadline van twee weken geen probleem zal zijn.

Nogmaals bedankt, en ik spreek je binnenkort!

Het beste,

Fred Janssen

Als je dat voorbeeld snel leest, heb je misschien geen fouten opgemerkt. Maar bij nader inzien vind je er twee. Zie je ze?

De eerste fout is dat de schrijver per ongeluk behoud in plaats van gesprek heeft getypt. Deze veel voorkomende fout kan gebeuren als je te snel typt. De andere fout is het gebruik van zwak in plaats van week.

Nogmaals, spellingscontrole zal dit soort woordfouten niet ontdekken, daarom is het zo belangrijk om alles te herlezen!

5. Coherent

Wanneer je communicatie coherent is, is ze logisch. Alle punten zijn met elkaar verbonden en relevant voor het hoofdonderwerp, en de toon en het verloop van de tekst is consistent.

 Slecht voorbeeld

Ellen,

Ik wilde je snel een briefje schrijven over het rapport dat je vorige week hebt afgemaakt. Ik heb het aan Michelle gegeven en ze wilde je op de hoogte brengen van de afdelingsvergadering van vrijdag. We zullen een opzet maken voor het nieuwe werknemershandboek.

Bedankt,

Michelle

Zoals je kan zien, communiceert deze e-mail niet erg goed. Waar is Michelle's feedback op Ellen’s verslag? Ze begon erover, maar toen veranderde ze het onderwerp naar de vergadering van vrijdag.

Goed voorbeeld

Hoi Ellen,

Ik wilde je even een briefje schrijven over het rapport dat je vorige week hebt afgemaakt. Ik heb het aan Michelle gegeven om te controleren, en ze liet me weten dat er een paar veranderingen zijn die je moet maken. Ze zal je later vanmiddag haar gedetailleerde commentaar mailen.

Bedankt,

Michelle

Merk op dat Michelle in het goede voorbeeld de vergadering van vrijdag niet vermeldt. Dat komt doordat de vergaderherinnering een volledig aparte e-mail moet zijn. Op die manier kan Ellen de e-mail over de rapportagefeedback verwijderen nadat ze haar wijzigingen heeft aangebracht, maar de e-mail over de vergadering bewaren als herinnering om aanwezig te zijn.

Elke e-mail heeft slechts één hoofdonderwerp.

6. Compleet

In een complete boodschap heeft het publiek alles wat het nodig heeft om geïnformeerd te worden en eventueel actie te ondernemen.

• Bevat je boodschap een "oproep tot actie", zodat je publiek duidelijk weet wat je wilt dat ze doen?

• Heb je alle relevante informatie opgenomen – namen van contactpersonen, data, tijden, locaties, enzovoort?

Slecht voorbeeld

Hallo iedereen,

Ik wilde jullie allemaal herinneren aan de bijeenkomst van morgen.

Tot dan,

Jan

Dit bericht is niet volledig, om duidelijke redenen. Welke vergadering? Wanneer is het? Waar? Jan heeft zijn team achtergelaten zonder de nodige informatie.

Goed voorbeeld

Hallo iedereen,

Ik wil je herinneren aan de vergadering van morgen over het nieuwe beleid over telewerken. De vergadering is om 10 uur in de vergaderzaal op de tweede verdieping. Laat het me weten als je niet aanwezig kunt zijn.

Tot dan,

Jan

7. Beleefd

Heldere beleefde communicatie is vriendelijk, open en eerlijk. Er zijn geen verborgen negatieve zinspelingen of verborgen agenda’s. Je houdt het standpunt van je lezer voor ogen, en je leeft mee met zijn behoeften.

Slecht voorbeeld

Wim,

Ik wilde je laten weten dat ik het niet waardeer dat je team altijd de discussie monopoliseert tijdens onze wekelijkse vergaderingen. Ik heb veel projecten, en ik heb echt tijd nodig om ook de voortgang van mijn team te bespreken. Tot nu toe, dankzij je afdeling, heb ik dat niet kunnen doen.

Kun je ervoor zorgen dat ze volgende week tijd maken voor mij en mijn team?

Bedankt,

Phil

Nou, dat is nauwelijks hoffelijk! Berichten als deze kunnen leiden tot ruzies op kantoor. En deze e-mail doet niets anders dan slechte gevoelens creëren, wat de productiviteit en het moreel kan verlagen. Een beetje hoffelijkheid, zelfs in moeilijke situaties, kan ver gaan.

Goed voorbeeld

Hoi Wim,

Ik wilde je snel een briefje schrijven om je om een gunst te vragen. Tijdens onze wekelijkse vergaderingen, doet je team uitstekend werk door hun vooruitgang te belichten. Maar dit gebruikt wat van de beschikbare tijd voor mijn team om hun vooruitgang te belichten.

Ik zou het erg op prijs stellen als je mijn team elke week wat extra tijd zou kunnen geven om hun voortgangsverslagen volledig te behandelen.

Heel erg bedankt, en laat het me weten als ik iets voor je kan doen!

Het beste,

Phil

Wat een verschil! Deze e-mail is hoffelijk en vriendelijk, en heeft weinig kans om slechte gevoelens op kantoor te verspreiden.