Kennisbank

De meesten van ons willen graag helpen of "een handje toesteken" als we anderen zien worstelen - vooral op het werk. Het kan goed voelen om vrijgevig te zijn en onze tijd, vaardigheden en expertise met onze collega's te delen. Maar als we het te vaak doen en op te veel dingen tegelijk "ja" zeggen, kan dat leiden tot een burn-out door vrijgevigheid (ook bekend als "collaborative overload").

Als je een "extra miler" bent - iemand die alles doet om anderen te helpen en streeft naar uitmuntendheid – vind je het waarschijnlijk leuk om degene te zijn op wie iedereen vertrouwt en wiens extra inbreng, toewijding en bijdrage wordt gewaardeerd. Maar er kunnen problemen ontstaan wanneer je tegen te veel dingen tegelijk "ja" zegt of wanneer dat altijd van je wordt verwacht.

Deze hoge verwachtingen van collega's, en zelfs van je manager, kunnen al snel leiden tot burn-out en uitputting - mentaal, fysiek en emotioneel.

In dit artikel bespreken we de oorzaken en gevaren van een burn-out en de stappen die je kan nemen om die te voorkomen.

Wat is vrijgevigheidsburn-out?

De term "burn-out door generositeit" werd voor het eerst bedacht door Wharton een professor in management, Adam Grant en onderzoeker Reb Rebele, die te samen een artikel gepubliceerd hebben in de Harvard Business Press in 2017.

Zij waarschuwden dat de waarde van royale extra milers, op wie vaak een beroep wordt gedaan en van wie wordt verwacht dat zij andere dan hun eigen taken oppakken, kan dalen als zij overstelpt worden met verzoeken.

Volgens Grant en Rebele zijn de belangrijkste symptomen van een burn-out van vrijgevigheid:

• Fysieke en emotionele burn-out. Een burn-out door vrijgevigheid kan optreden wanneer er voortdurend een beroep wordt gedaan op jouw tijd. Je kunt het gevoel hebben dat je in te veel richtingen tegelijk wordt getrokken. Dit heeft waarschijnlijk gevolgen voor de kwaliteit van jou dagelijkse werk en kan ook leiden tot vermoeidheid, stress en zelfs een slechte gezondheid.

• Wrok en een slecht moreel. Je kan je gaan storen aan de eisen en verwachtingen van je collega's, vooral als je het moeilijk vindt om "nee" tegen hen te zeggen. Als deze wrok niet wordt aangepakt, kan het jouw prestaties, moreel en emotioneel welzijn benadelen.

• Gebrek aan betrokkenheid. Je kunt merken dat je het zo druk hebt gekregen met de eisen van anderen dat je geen tijd meer hebt voor de mensen die er echt toe doen - bijvoorbeeld je teamleden, je klanten of zelfs je familieleden. Zij kunnen snel gefrustreerd raken door je gebrek aan betrokkenheid. Ontspannen valt je steeds zwaarder.

• Slechte prestaties bij anderen. Andere teamleden kunnen gaan profiteren van jouw vrijgevigheid en zo op je vertrouwen dat ze zelfgenoegzaam en onproductief worden. Dit kan ook het risico vergroten dat het werk van het team vertraging oploopt of aan kwaliteit inboet als je afwezig bent of besluit de organisatie te verlaten.

In het volgende deel gaan we in op enkele strategieën die je kan gebruiken om jezelf en je teamleden te beschermen tegen een burn-out.

Het vrijgevigheids spectrum

Als je manager bent, is de eerste stap vast te stellen hoeveel elk van de mensen in jeteam bijdraagt. Is een van hen een extra mille? Verhandelen ze gunsten en geven ze net zoveel aan anderen als ze van hen ontvangen? Of misschien dragen ze helemaal niet veel bij, en vertrouwen ze liever op de vrijgevigheid van andere om gaten op te vangen.

Volgens Grant en Rebele vallen je teamleden waarschijnlijk in een van de vier persoonlijkheidstypes op wat zij het "Generositeitsspectrum" noemen. Dit zijn:

• Nemen. Deze persoon ziet elke interactie als een kans om zijn eigen belangen te behartigen. Hij zal zich gedragen alsof hij recht heeft op jouw hulp en zal zich niet of nauwelijks schuldig voelen als hij jouw tijd opeist.

• Matchers. Een matcher neemt, maar geeft ook terug. Zij zijn minder egoïstisch dan een nemer, maar zullen hun tijd zorgvuldig beschermen. Zij zien elk extra werk dat zij oppakken als een gunst of een transactie, en verwachten dus dat hun vrijgevigheid in gelijke mate wordt beantwoord door degenen die zij helpen.

• Zelfbeschermende gevers. Deze persoon is vrijgevig, maar zal de kosten en de gevolgen van zijn vrijgevigheid evalueren, zowel voor hemzelf als voor de persoon die hij helpt. Zij zullen hun vrijgevigheid beperken als zij het te druk hebben met taken met hoge prioriteit of het gevoel hebben dat er van hen wordt geprofiteerd.

• Onbaatzuchtige gevers. Dit is in wezen de ongebonden extra miler. Een onbaatzuchtige gever met een grote zorg voor anderen, maar een lage zorg voor zichzelf. Hun vrijgevigheid kent geen grenzen, wat hen kwetsbaar maakt voor nemers. Maar door hun eigen behoeften te negeren, riskeren zij uitputting en kunnen zij uiteindelijk minder effectief en nuttig zijn voor het team of de organisatie.

In het volgende deel van dit artikel bekijken we wat je kan doen om een soort evenwicht te bereiken.

Tip:

Volgens onderzoek door academici van de Universiteit van Iowa vallen extra milers over het algemeen in twee hoofdcategorieën:

1. Zij die "helpen" gebruiken om samenwerking binnen het team te bevorderen en verantwoordelijkheden op zich te nemen die buiten hun kerntaak vallen.

2. Zij die "stem" gebruiken om zich uit te spreken en de status quo uit te dagen en constructieve ideeën voor positieve verandering naar voren te brengen.

Omgaan met burn-out door vrijgevigheid

Als je eenmaal hebt vastgesteld waar jij of je teamleden zitten op het Generositeits spectrum, is de volgende stap om strategieën te verkennen die hen in staat stellen om op een duurzame manier zowel genereus als productief te zijn. Er zijn vier belangrijke strategieën die je hiervoor kunt gebruiken:

1. Wees een slimme gever

Ons evenwicht tussen werk en privéleven is een van de grootste risico's wanneer we lijden aan een burn-out. Het is dus belangrijk dat we onze tijd en energie op een slimme manier gebruiken, om ervoor te zorgen dat we productief blijven op het werk en tegelijkertijd ons privéleven beschermen.

Een extra miler zijn kan je vaak het gevoel geven dat je gewaardeerd en waardevol bent voor je team en je organisatie. Maar als je te veel hooi op je vork neemt, kan je je ook bezwaard voelen. Je zou zelfs kunnen merken dat je tot laat blijft of in het weekend werkt om alles gedaan te krijgen. Dit kan voor werk of privézaken wat weer gevolgen kan hebben voor uw relaties en moreel.

Om dit tegen te gaan, moeten managers (of de Extra Milers zelf) hun mensen helpen hun tijd en werklast op een slimme manier te organiseren. Een goed begin is het documenteren van de taken van mensen en de tijd die ze daaraan besteden. Deze informatie kan vervolgens worden gebruikt om werk op de juiste manier te delegeren, zodat niemand overbelast raakt.

Als manager kan je ook optreden als "poortwachter" de tijd nemen om je mensen en te coachen hoe ze "nee" kunnen zeggen wanneer een taak buiten hun rol of verantwoordelijkheid valt. Ook het vergroten van het zelfbewustzijn van de extra Miler over zijn eigen gedrag is helpend. Dit zal hen helpen hun werklast efficiënter te organiseren en te prioriteren en - wat belangrijk is - hun evenwicht tussen werk en privé te bewaren.

Let op:

Als jezelf of je teamleden moeite hebben met het stellen van prioriteiten, bekijk dan ons artikel over CIA Timemanagement Model. Hier enkele richtlijnen over hoe jij jouwwerklast kunt organiseren op basis van het belang en de urgentie van je taken.

2. Herken het verschil tussen volume en waarde

Het kan tegenwoordig moeilijk zijn om uit te schakelen, omdat we "altijd aan" staan. Smartphones, instant messaging en sociale media maken het gemakkelijker dan ooit om "in te checken" op het werk, zelfs als we er niet zijn.

Maar dit kan ertoe leiden dat we worden overspoeld met verzoeken van mensen van laag niveau en lage waarde, die onze tijd opslokken en ervoor zorgen dat we onze aandacht voor onze belangrijkste doelen verliezen. Dit gebeurt vaak als bekend wordt - vooral bij "nemers" - dat we bereid zijn te helpen en graag de behoeften van anderen boven die van onszelf stellen.

Onthoud... verlies je focus niet! Geef prioriteit aan verzoeken die binnenkomen, samen met je dagelijkse taken, en leer... hoe je constructief en zonder aanstoot kunt geven. Het is ook belangrijk om je eigen waarde te overwegen. Denk aan de sterke punten, interesses en persoonlijke doelen, en "geef" op manieren die deze aanvullen. Meer weten over hoe je timemanagement fouten voorkomt, lees dan dit artikel.

3. Doe het niet alleen

Een van de beste manieren om die extra kilometers voor je organisatie te maken zonder zelf kilometers te maken, is je vaardigheden als verbinder of facilitator te ontwikkelen.

Als je dit doet, kan je de druk op jezelf verminderen, terwijl je ook een collaboratieve werkomgeving bevordert. Dit kan op zijn beurt helpen om de teamrelaties te verbeteren en jouw delegatie vaardigheden.

Natuurlijk moet je hier het juiste evenwicht vinden. Kom niet in de verleiding om veel verzoeken door te geven aan andere mensen, want dan worden ze waarschijnlijk wrevelig en kun je zelfs je reputatie als extra miler schaden.

Als je weet dat je de beste persoon bent voor de baan, neem dan het heft in eigen handen! Maar als je denkt dat iemand anders beter gekwalificeerd is, vraag dan of hij of zij kan helpen. En als je een verzoek krijgt voor werk dat je bijzonder leuk vindt of dat je dichter bij je persoonlijke doelen brengt, dan is het een win-win voor beiden!

4. Zet "Extra Miler Time" opzij

Je tijd is waardevol. Doe er dus alles aan om die te beschermen. Trek elke dag wat tijd uit om de extra verzoeken af te handelen en je e-mails te beheren. Kies zorgvuldig welke vergaderingen je wel en niet wilt bijwonen. En maak gebruik van online planning tools, zoals Asana of Todoist.

Het instellen van "niet op kantoor" of "niet storen" meldingen op de e-mail kan ook helpen. Zo kan je je blijven concentreren op bestaande taken, zonder te worden afgeleid door nieuwe verzoeken.

Natuurlijk is dit niet altijd realistisch of praktisch als het je baas is die erom vraagt, omdat zijn verzoeken meestal voorrang krijgen. Maar het is belangrijk om je "extra tijd" zoveel mogelijk veilig te stellen.

Let op:

Om meer te weten te komen over hoe je extra milde kwaliteiten in jezelf en/of je team kunt managen, bekijk dan onze artikelen over Intervisie, Teamontwikkeling en op cultuurverandering.

Kernpunten

Burn-out door vrijgevigheid verwijst naar de fysieke, emotionele en mentale uitputting die kan optreden wanneer extra-mensen (mensen die vaak extra werk aannemen of veel tijd besteden aan het helpen van anderen) overweldigd raken door de hoeveelheid verzoeken die zij krijgen en de verwachtingen die anderen van hen hebben.

Vaak kan dit leiden tot onrust, een slecht evenwicht tussen werk en privé, wrok en afhaken.

Er zijn verschillende strategieën die je kunt gebruiken om jezelf en je teamleden te beschermen tegen een burn-out:

1. Wees een slimme gever.

2. Herken het verschil tussen waarde en volume.

3. Doe het niet alleen.

4. Zet "extra mijl tijd" opzij.