Kennisbank

Hoe goed ga je om met je tijd? Als je bent zoals velen, is je antwoord misschien niet helemaal positief! Misschien voel je je overbelast en moet je vaak overwerken om je deadlines te halen. Of misschien gaan je dagen van de ene crisis naar de andere, en dat is stressvol en demotiverend.

Velen van ons weten dat we onze tijd beter zouden kunnen beheren, maar het kan moeilijk zijn om de fouten die we maken te identificeren, en om te weten hoe we ons zouden kunnen verbeteren. Als we onze tijd echter goed beheren, zijn we uitzonderlijk productief op het werk en dalen onze stressniveaus. We kunnen tijd besteden aan de interessante, goed renderende projecten die een echt verschil kunnen maken voor onze carrière.

Kortom, we zijn gelukkiger!

In dit artikel bekijken we tien van de meest voorkomende timemanagement fouten en geven we strategieën en tips om ze te overwinnen. Daarbij willen we je ook bewuster maken, zodat je het zelf kunt oppakken.

Fout 1: Geen To-Do Lijst bijhouden

Heb je wel eens dat knagende gevoel dat je een belangrijk stuk werk bent vergeten te doen? Zo ja, dan gebruik je waarschijnlijk geen to-do lijst om op de hoogte te blijven. (Of, als je dat wel doet, gebruikt je het misschien niet effectief!)

De truc bij het effectief gebruiken van to-do lijsten ligt in het prioriteren van de taken op je lijst. Veel mensen gebruiken een A – F codeersysteem (A voor items met hoge prioriteit, F voor zeer lage prioriteiten). Je kunt dit ook vereenvoudigen door A tot en met D te gebruiken, of door getallen te gebruiken.

Als je grote projecten op je lijst hebt staan, dan kunnen, tenzij je voorzichtig bent, de vermeldingen daarvoor vaag en ondoeltreffend zijn. Je kunt bijvoorbeeld hebben opgeschreven: "Beginnen aan een begrotingsvoorstel". Maar wat houdt dit in? Het gebrek aan details hier kan ertoe leiden dat je uitstelgedrag vertoont of belangrijke stappen mist. Zorg er dus voor dat je grote taken of projecten opdeelt in specifieke, uitvoerbare stappen – dan zie je niet iets belangrijks over het hoofd.

Fout 2: Geen persoonlijke doelen stellen

Weet je waar je over zes maanden wilt zijn? Of volgend jaar, of zelfs over 10 jaar? Zo niet, dan is het tijd om persoonlijke doelen te stellen!

Het stellen van persoonlijke doelen is onmisbaar om je tijd goed te beheren, want doelen geven je een bestemming en een visie om naartoe te werken. Als je weet waar je heen wilt, kun je je prioriteiten, tijd en middelen beheren om daar te komen. Doelen helpen je ook beslissen wat de moeite waard is om je tijd aan te besteden, en wat slechts een afleiding is.

Om te leren hoe je SMART, effectieve doelen stelt, kun je je inlezen in Locke's over doelen stellen theorie. Hier leer je hoe je duidelijk gedefinieerde doelen stelt die je gemotiveerd houden.

Misschien vind je ook ons boek Inzicht in Long Fuse, Big Bang van Eric Haseltine leuk. Dit boek leert je hoe jij je kunt richten op de lange termijn doelen zonder je korte termijn prioriteiten over het hoofd te zien. Liever een artikel lees dan CIA Timemanagement methodiek.

Fout 3: Geen prioriteiten stellen

Je assistent is net binnengelopen met een crisis die je nu moet afhandelen, maar je zit midden in het brainstormen over ideeën voor een nieuwe klant. Je weet zeker dat je bijna een briljant idee hebt bedacht voor hun marketingcampagne, maar nu dreig je de draad van je denken kwijt te raken door dit "noodgeval".

Het kan ook moeilijk zijn om te weten hoe prioriteiten te stellen, vooral wanneer je geconfronteerd wordt met een stroom van schijnbaar dringende taken. Het is echter belangrijk om te leren hoe je effectief prioriteiten kunt stellen als je je tijd beter wilt beheren.

Een hulpmiddel dat je zult helpen effectief prioriteiten te stellen is de Matrix van Eisenhouwer waarmee je kan bepalen of een taak veel oplevert en een hoge prioriteit heeft, of laagwaardig, "invulwerk". Je zult je tijd veel beter beheren als je het verschil weet.

Fout 4: Afleidingen niet onder controle houden

Weet je dat sommigen van ons wel twee uur per dag kunnen verliezen aan afleiding? Bedenk eens hoeveel je gedaan zou kunnen krijgen als je die tijd terug had!

Of ze nu komen van e-mails, IM-chats, collega's in een crisis, of telefoontjes van klanten, afleiding verhindert ons om flow te bereiken, wat het bevredigende en schijnbaar moeiteloze werk is dat we doen wanneer we 100 procent bezig zijn met een taak.

Als je de dag onder controle wilt krijgen en je beste werk wilt doen, is het van vitaal belang te weten hoe je afleidingen minimaliseert en effectief omgaat met onderbrekingen. Schakel bijvoorbeeld je IM-chat uit als je moet concentreren en laat mensen weten als ze je te vaak afleiden. Je moet ook leren hoe je concentratie kan verbeteren, zelfs als je wordt afgeleid.

Bovendien leert dit artikel over effectief Tijdsbeheer je hoe je meer controle krijgt, zodat het niet je hele dag opslokt.

Fout 5: Uitstelgedrag

Uitstelgedrag treedt op wanneer je taken uitstelt waar je je nu op zou moeten concentreren. Als je uitstelgedrag vertoont, voel je je schuldig dat je er nog niet aan begonnen bent; je wordt bang om de taak uit te voeren; en uiteindelijk haalt alles je in wanneer je het werk niet op tijd af hebt.

De strategieën die je nodig hebt om uitstelgedrag te verslaan:

Een nuttige strategie is bijvoorbeeld tegen jezelf zeggen dat je maar tien minuten aan een project gaat beginnen. Vaak hebben uitstellers het gevoel dat ze een taak van begin tot eind moeten afmaken, en deze hoge verwachting maakt hen overweldigd en angstig. Concentreer je in plaats daarvan op het besteden van een kleine hoeveelheid tijd om te beginnen. Dat is alles!

Het gebruiken van actieplannen kan ook een verschil maken. Deze helpen je grote projecten op te delen in beheersbare stappen, zodat je gemakkelijk kunt zien wat je allemaal moet doen, en zodat je kleine stukjes tegelijk kunt afwerken. Dit kan voorkomen dat je je overweldigd voelt bij de start van een

Fout 6: Te veel hooi op je vork nemen

Ben je iemand die het moeilijk vindt om "nee" te zeggen tegen mensen? Dan heb je waarschijnlijk veel te veel projecten en verplichtingen op je bord. Dit kan leiden tot slechte prestaties, stress en een laag moreel.

Of ben je misschien een micromanager: iemand die erop staat al het werk zelf te controleren of te doen, omdat hij er niet op kan vertrouwen dat iemand anders het goed doet. (Dit kan een probleem zijn voor iedereen – niet alleen voor managers!)

Hoe dan ook, te veel hooi op je vork nemen is een slecht gebruik van je tijd, en het kan je de reputatie opleveren dat je haastig en slordig werk aflevert.

Om dit te stoppen, leer de subtiele kunst van te zeggen "ja" de persoon, maar "nee" tegen de taak. Deze vaardigheid helpt je jezelf te laten gelden, terwijl je toch de goede gevoelens binnen de groep behoudt. Als de ander op je gaat leunen om "ja" te zeggen op zijn verzoek, leer dan hoe je beide benen en blijft staan en koel blijft onder druk.

Fout 7: gedijen op "druk".

Sommige mensen krijgen een kick van druk zijn. De krappe deadlines, de eindeloze e-mails, de stapels dossiers die aandacht nodig hebben op het bureau, de hectische race naar de vergadering... Wat een adrenaline kick!

Het probleem is dat een "verslaving aan drukte" zelden betekent dat je effectief bent, en het kan leiden tot stress.

Probeer het in plaats daarvan rustiger aan te doen en leer je tijd beter te beheren.

Fout 8: Multitasking

Om haar werklast te beheersen, schrijft Anja regelmatig e-mails terwijl ze met haar klanten telefoneert. Maar terwijl Anja denkt dat dit een goed gebruik van haar tijd is, is de waarheid dat het 20-40 procent meer tijd kan kosten om een lijst met taken af te werken wanneer je gaat multitasking, in vergelijking met het afwerken van dezelfde lijst met taken in volgorde. Het resultaat is ook dat ze beide taken slecht uitvoert – haar e-mails zitten vol fouten, en haar klanten zijn gefrustreerd door haar gebrek aan concentratie.

Het beste is dus om multitasking te vergeten, en je in plaats daarvan te concentreren op een taak tegelijk. Op die manier zul je werk van hogere kwaliteit produceren.

Fout 9: Geen pauzes nemen

Het is leuk om te denken dat je 8-10 uur achter elkaar kunt werken, vooral als je een deadline hebt. Maar het is onmogelijk voor iedereen om zich te concentreren en werk van hoge kwaliteit te produceren zonder zijn hersenen wat tijd te geven om te rusten, op te laden en te ontspannen.

Doe pauzes dus niet af als "tijdverspilling". Ze zorgen voor waardevolle vrije tijd, waardoor je creatief kunt denken en effectief kunt werken.

Als het moeilijk voor je is om te stoppen met werken, plan dan pauzes in voor jezelf, of zet een wekker als geheugensteuntje. Ga voor een snelle wandeling, pak een kopje koffie, of ga gewoon zitten en mediteren aan je bureau. Probeer elk 2 uur een pauze van 5-10 minuten in te lassen. En zorg ervoor dat je ruimschoots de tijd neemt om te lunchen – je zult geen werk van topkwaliteit leveren als je honger hebt!

Fout 10: Ondoeltreffende planning van taken

Ben je een ochtendmens? Of heb je meer energie als de zon 's avonds ondergaat? Ieder van ons heeft een ander ritme, dat betekent verschillende momenten van de dag waarop we ons het productiefst en energiek voelen.

Je kunt je tijd optimaal benutten door hoogwaardig werk in te plannen tijdens je piektijd, en werk met weinig energie (zoals telefoontjes beantwoorden en e-mail checken), tijdens je "rusttijd". 

Genoeg tips om gelijk aan de slag gaan. Heb je toch nog moeite lees dan hier over ons Timemanagement Programma